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Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité s’applique à tout traitement de données à caractère personnel vous concernant effectué par OTEXIO, société par actions simplifiée au capital de 100.800 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le numéro 957 519 820, dont le siège social est situé 8, avenue Karl Marx à VAULX-EN-VELIN (69120) (ci-désignée « OTEXIO »).

Cette politique de confidentialité est applicable à l’ensemble des collectes et traitements de données à caractère personnel vous concernant, que vous soyez une entreprise cliente d’OTEXIO ou un prospect.

La collecte et le traitement de vos données à caractère personnel par OTEXIO sont soumis à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’Informatique, aux Fichiers et aux Libertés et au Règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »).

OTEXIO a la qualité de responsable de traitement au sens du RGPD (Article 4 §7 RGPD).

Le délégué à la protection des données, nommé par OTEXIO dans le cadre de sa mise en conformité au RGPD, peut être contacté aux coordonnées suivantes pour toute question relative au traitement de vos données personnelles et à l’exercice de vos droits vis-à-vis de vos données :

Délégué à la protection des données

8, avenue Karl Marx

69120 VAULX-EN-VELIN

Est une « donnée à caractère personnel », « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». « Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ».

Quel que soit votre statut ou qualité, des données à caractère personnel vous concernant sont requises par OTEXIO dans le cadre de votre relation contractuelle et/ou commerciale, par le biais des formulaires en ligne à remplir via son site Internet www.otexio.com .

Les données décrites ci-dessous peuvent être collectées en parallèle des données d’identification de votre société lesquelles ne sont toutefois pas des données à caractère personnel dès lors qu’elles permettent seulement d’identifier d’une personne morale.

Catégories de personnes concernéesDonnées collectéesDurée de conservation





Prospects
Abonnement à la lettre d’information : Adresse électronique3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
Demande de contact (via formulaire disponible sur le site Internet): Civilité / Nom / Prénom / Société d’appartenance / Code postal / Ville / Email / Téléphone / Toutes données personnelles susceptibles d’être renseignées au sein du message adressé à OTEXIO

3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect

Demande de devis : Civilité / Nom / Prénom / Société d’appartenance / Code postal / Ville / Email / Téléphone / Toutes données personnelles renseignées lors de la formulation de la demande
3 ans à compter du dernier contact émanant dudit prospect
Si le demandeur devient un client d’OTEXIO : 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle



Clients
Données personnelles renseignées lors de la passation d’une commande en ligne : Adresse électronique / Dénomination sociale (facultatif) / Numéro SIRET / Pays / Nom(s) complet(s) pour l’expédition et/ou la facturation / Adresse postale complète (pour l’expédition et/ou la facturation)3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle (Sauf obligation légale de conservation des documents comptables et pièces justificatives pendant 10 ans)

Coordonnées bancaires (règlement en ligne par carte bancaire)
Suppression une fois la transaction réalisée, à savoir dès le paiement effectif pour le paiement intégral de la commande (sauf conservation du numéro de carte bancaire et de sa date de validité pour une finalité de preuve pendant 13 mois – Article L.133-24 du Code monétaire et financier)
Tous internautes du site InternetInformations stockées sur l’équipement terminal (cookies et autres traceurs)13 mois

A défaut de lui fournir les données requises vous concernant, OTEXIO ne pourra pas répondre à votre demande, valider et exécuter votre commande, vous fournir les produits et services sollicités et exécuter le contrat vous liant.

Aucune information ou donnée à caractère personnel dite « sensible » n’est requise par OTEXIO dans le cadre de votre relation contractuelle ou commerciale.

Toute information complémentaire qui ne serait pas directement nécessaire à l’exécution de votre relation contractuelle ou commerciale établie avec OTEXIO ne pourra être collectée par cette dernière que si vous avez expressément consenti à la collecte et au traitement de ces informations ou qu’OTEXIO présente un intérêt légitime à cette collecte. Les raisons d’une collecte complémentaire de données vous concernant vous seront nécessairement notifiées au préalable.


Finalités de traitement

Sous-finalités

Base légales fondant le traitement

Gestion de la relation commerciale avec les prospects
Prospection commerciale / emailing en B to BIntérêt légitime
Gestion des demandes des internautes transmises via le formulaire de contact en ligneMesures précontractuelles
Gestion des demandes de devis formulées en ligneMesures précontractuelles
Gestion des dossiers clientsValidation et création de la fiche client (en interne)





Exécution du contrat




Suivi de la relation contractuelle et commerciale avec les clients
Validation de la commande passée en ligne
Gestion et exécution de la commande
Gestion de la livraison des produits
Gestion et validation du règlement en ligne
Edition des factures clients
Contact avec les clients
Gestion des réclamations clients

Gestion de la comptabilité
Tenue de la comptabilité interneObligation légale
Tenue et gestion de la facturation des clientsExécution du contrat
Gestion des éventuels litiges (toutes catégories de personnes confondues)
Gestion des litiges (précontentieux / contentieux)
Intérêt légitime de la société pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat
Gestion des demandes liées aux données personnellesGestion des demandées liées à l’exercice des droits dont vous disposez vis-à-vis de vos données à caractère personnel
Obligation légale
Cession, transfert, partage de fichiersCommunication et transfert de données personnelles vers les éventuels fournisseurs, prestataires et/ou sous-traitants d’OTEXIOExécution du contrat



Gestion de l’accès et de l’utilisation du site Internet

Prise de contact / Réponse à une demande de renseignement transmise via le formulaire de contact en ligneMesures précontractuelles
Gestion de l’accès et de l’utilisation du site Internet
Exécution du contrat Intérêt légitime
Fonctionnement et optimisation du site Internet
Accès, visualisation des produits et services proposés sur le site Internet
Vérification, identification et authentification des données renseignées sur le site Internet

Toute autre finalité de traitement vous sera systématiquement et préalablement communiquée par OTEXIO.

Les personnes exerçant des missions ou fonctions au sein d’OTEXIO sont expressément habilitées à accéder à vos données mais seulement dans la limite de leurs attributions et de l’exercice de leurs fonctions.

Dans le cadre de l’utilisation et du traitement de vos données, OTEXIO est susceptible de transmettre vos données aux entités et/ou sous-traitants suivants :

Chacune de ces entités destinataires de vos données assure la stricte confidentialité des données qui lui sont communiquées et s’engage à ne les traiter que pour les besoins de son intervention.

Vos données pourront être partagées avec les destinataires susvisés plus particulièrement dans les situations et conditions suivantes :

OTEXIO n’opère aucun transfert de vos données à caractère personnel vers une société ou une entité ou structure située dans un pays en dehors de l’Union européenne ou vers une organisation internationale. Si une telle opération devait être réalisée, OTEXIO vous informera de tout éventuel transfert de ce type en vous précisant les mesures prises au préalable pour encadrer ce transfert et s’assurer du respect de la confidentialité de vos données.

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants :

Vous pouvez exercer les droits susvisés dans les conditions légales en vigueur, en adressant à OTEXIO un email (jean.mesnard@otexio.com) ou un courrier postal (8, avenue Karl Marx – 69120 VAULX-EN-VELIN) et en joignant une copie de votre pièce d’identité.

OTEXIO s’engage à vous informer des mesures prises à la suite de votre demande dans le délai maximum d’un (1) mois à compter de la réception de cette demande, ce délai étant susceptible d’être prolongé de deux (2) mois en cas de complexité ou du nombre de demandes.

OTEXIO met en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité du numérique et de confidentialité afin d’assurer la protection de vos données à caractère personnel qu’elle collecte, contre toute altération, destruction ou accès non autorisé à vos données.

OTEXIO prend toutes les précautions utiles et nécessaires au regard de la nature de vos données personnelles et des risques présentés par les traitements qu’elle réalise dans le cadre de son activité afin de préserver la sécurité de vos données et d’empêcher leur déformation, leur endommagement ou leur accès par des tiers non autorisés.

En tout état de cause, toute violation de vos données à caractère personnel, susceptible de produire un risque élevé vis-à-vis de vos droits et libertés, vous sera notifiée dans les meilleurs délais, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables.

OTEXIO se réserve le droit d’apporter toute modification, correction et/ou adaptation à la présente politique de confidentialité, à tout moment, notamment afin de se conformer aux exigences légales et règlementaires applicables à la protection des données à caractère personnel et garantir une parfaite transparence de l’utilisation qu’elle fait de vos données personnelles.

OTEXIO s’engage, en tout état de cause, à vous communiquer la nouvelle version de la présente politique de confidentialité, dans les meilleurs délais, afin que vous puissiez prendre connaissance de toute modification, correction et/ou adaptation réalisée.

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